Semua istilah yang digunakan dalam Panduan Mutu LSP Politeknik Negeri Samarinda ini ditafsirkan sesuai dengan arti yang ditentukan dalam Pedoman BNSP 201 dan Pedoman BNSP lainnya.  Definisi berbagai istilah yang relevan didalam Panduan Mutu ini antara lain :

4.1. LEGALITAS LEMBAGA

Lembaga Sertifikasi Profesi Politeknik Negeri Samarinda, selanjutnya disebut LSP POLNES adalah lembaga pelaksana kegiatan sertifikasi profesi yang dibentuk Politeknik Negeri Samarinda berdasarkan Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Samarinda No. 932c/PL7/KP/2014 tanggal 2 Mei 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi Politeknik Negeri Samarinda. LSP Polnes secara kelembagaan bertanggung jawab langsung ke Direktur Politeknik Negeri Samarinda. Dalam menjalankan kegiatan sertifikasi LSP POLNES mengajukan Lisensi ke BNSP sesuai persyaratan yang dikeluarkan oleh BNSP untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja. LSP POLNES merupakan lembaga yang independen dalam melaksanakan tugasnya dan bertanggung jawab kepada BNSP.

4.2. TANGGUNG JAWAB DALAM KEPUTUSAN SERTIFIKASI

LSP Politeknik Negeri Samarinda mempunyai tugas melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja dan bertanggung jawab dalam keputusan pelaksanaan sertifikasi kompetensi kerja, termasuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penambahan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi, pembekuan dan pencabutan sertifikasi. LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan kebijakan dan prosedur terkait dengan semua kriteria sertifikasi.

4.3. MANAJEMEN KETIDAKBERPIHAKAN

4.3.1 LSP Politeknik Negeri Samarinda mendokumentasikan struktur, kebijakan dan prosedur untuk mengelola, ketidakberpihakan dan untuk memastikan bahwa kegiatan sertifikasi  dilaksanakan secara tidak berpihak. Pimpinan LSP Politeknik Negeri Samarinda mempunyai komitmen untuk menjamin ketidakberpihakan dalam pelaksanaan kegiatan sertifikasi. LSP Politeknik Negeri Samarinda  menyediakan kemudahan yang dapat diakses publik tanpa permintaan yang menyatakan dan memberikan pemahaman tentang pentingnya ketidakberpihakan dalam pelaksanaan sertifikasi, pengelolaan benturan kepentingan dan jaminan objektifitas sertifikasi LSP Politeknik Negeri Samarinda.

4.3.2 LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin ketidakberpihakan dalam kaitannya dengan pemohon sertifikasi, calon peserta sertifikasi dan pemegang sertifikat.

4.3.3 Kebijakan dan prosedur sertifikasi profesi dilaksanakan secara adil untuk semua pemohon sertifikasi, calon peserta sertifikasi dan pemegang sertifikat.

4.3.4 LSP Politeknik Negeri Samarinda tidak membatasi sertifikasi atas dasar keterbatasan keuangan atau keterbatasan lainnya, seperti keanggotaan asosiasi atau kelompok. LSP Politeknik Negeri Samarindatidak menggunakan prosedur yang secara tidak adil akan menghalani atau menghambat akses oleh pemohon sertifikasi dan calon peserta sertifikasi.

4.3.5 LSP Politeknik Negeri Samarinda   bertanggung jawab atas ketidakberpihakan kegiatan sertifikasinya, dan tidak akan mengijinkan tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain untuk mengkompromikan ketidakberpihakan.

4.3.6 LSP Politeknik Negeri Samarinda mengidentifikasi ancaman-ancaman ketidakberpihakannya secara berkelanjutan. Hal ini mencangkup ancaman-ancaman yang muncul dari kegiatan LSP, dari organisasi yang terkait dengan LSP, dari hubungan kerjasama atau kemitraan, atau dari hubungan antar personil. Akan tetapi hubungan tersebut tidak harus berwujud badan atau lembaga dengan ancaman terhadap ketidakberpihakan.

4.3.7 LSP Politeknik Negeri Samarinda melakukan analisis, mendokumentasikan dan menghilangkan atau meminimalkan potensi benturan kepentingan yang timbul dari kegiatan sertifikasi. LSP Politeknik Negeri Samarinda  mendokumentasikan dan menunjukkan bagaimana cara menghilangkan, mengurangi atau mengelola ancaman tersebut. LSP Politeknik Negeri Samarindamengidentifikasi semua potensi sumber benturan kepentingan, baik yang timbul dari dalam BNSP, seperti pemberian tanggung jawab kepada personil, atau yang timbul dari kegiatan personil, badan atau organisasi lain.

4.3.8Kegiatan sertifikasi LSP Politeknik Negeri Samarinda dibangun dan dikelola sedemikian rupa untuk menjaga ketidakberpihakan. Hal tersebut mencangkup keterlibatan yang berimbang dari para pemangku kepentingan.

4.4. KEUANGAN DAN PERTANGGUNG GUGATAN

LSP Politeknik Negeri Samarinda memiliki sumber pendanaan atau anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan proses sertifikasi bersumber dari APBN dan sumber-sumber lain yang dapat dipertanggung jawabkan.

5.1. PENGELOLAAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

$15.1.1.Kegiatan LSP Politeknik Negeri Samarinda terstruktur dan dikelola sedemikian rupa untuk menjaga ketidakberpihakan.

$15.1.2.LSP Politeknik Negeri Samarinda berada dalam struktur organisasi Politeknik Negeri Samarinda langsung di bawah garis komando Direktur dan garis koordinasi dengan Wakil Direktur. LSP Politeknik Negeri Samarinda dalam melaksanakan program sertifikasi bertanggung jawab kepada BNSP.

$15.1.3.LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan pihak atau personil yang bertanggung jawab kepada hal-hal berikut:

$1a.    Kebijakan dan prosedur yang terkait pelaksanaan kegiatan LSP Politeknik Negeri Samarinda;

$1b.    Penerapan kebijakan dan prosedur;

$1c.    Keuangan LSP Politeknik Negeri Samarinda;

$1d.   Sumberdaya untuk kegiatan sertifikasi;

$1e.    Pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi;

$1f.     Kegiatan evaluasi sertifikasi;

$1g.   Pengambilan keputusan sertifikasi, termasuk pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan dan pengurangan lingkup sertifikasi, pembekuan dan pencabutan sertifikasi;

$1h.   Pengaturan kontrak;

$1i.     Harmonisasi sistem sertifikasi;

$1j.     Sistem informasi dan komunikasi sertifikasi.

5.2. STRUKTUR LSP POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA TERKAIT PELATIHAN

5.2.1 Kelulusan dari suatu pelatihan dapat digunakan menjadi persyaratan suatu skema sertifikasi. Pengakuan atau persetujuan LSP Politeknik Negeri Samarinda terhadap (kelulusan) pelatihan tidak mengkompromikan ketidakberpihakan atau mengurangi persyaratan penilaian dan sertifikasi.

5.2.2 LSP Politeknik Negeri Samarinda dapat menyediakan informasi mengenai pendidikan dan pelatihan yang digunakan sebagai pra-syarat untuk mengikuti sertifikasi. Namun, LSP Politeknik Negeri Samarinda tidak akan menyatakan atau mensiratkan bahwa sertifikasi akan lebih sederhana, lebih mudah atau lebih murah jika mengikuti pendidikan atau pelatihan dari lembaga tersebut.

5.2.3Menawarkan pendidikan, pelatihan dan sertifikasi untuk personil dalam suatu badan hukum yang sama merupakan ancaman ketidakberpihakan. LSP Politeknik Negeri Samarinda yang menjadi bagian dari suatau badan hukum yang menawarkan pendidikan dan pelatihan harus:

$1a.    Mengenali dan mendokumentasikan ancaman-ancaman terkait ketidakberpihakan secara berkelanjutan , LSP Politeknik Negeri Samarinda mempunyai proses terdokumentasi untuk menunjukkan bagaimana ancaman-ancaman tersebut dihalangkan atau diminimumkan;

$1b.    Menunjukkan bahwa semua kegiatan sertifikasi yang dilakukan oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda independen dari kegiatan pendidikan dan pelatihan agar dapat dipastikan bahwa kerahasiaan, keamanan dan keadilan tidak tertanggu;

$1c.     Tidak memberikan kesan bahwa penggunaan kedua layanan (pendidikan/pelatihan dan sertifikasi) akan memberikan keuntungan kepada pemohon;

$1d.    Tidak mengharuskan para calon peserta sertifikasi untuk menyelesaikan pendidikan atau pelatihan yang dilaksanakan oleh badan hukum yang menaungi LSP sebagai prasyarat khusus apabila tersedia alternatif pendidikan atau pelatihan yang setara;

$1e.    Memastikan bahwa personil tidak berperan sebagai penguji dari calon peserta sertifikasi yang mereka didik atau latih untuk jangka waktu minimum dua tahun sejak tanggal berakhir dari kegiatan pelatihan, jangka waktu tersebut dapat dipersingkat jika lembaga sertifikasi dapat menujukkan tidak mengkompromikan ketidakberpihakan.